건설현장 하도급 계약 서류 정리법: 계약서부터 작업지시서까지 실무자를 위한 작성 가이드

1. 하도급 계약은 공사 품질과 법적 책임을 결정짓는 절차입니다

중소규모 건설현장에서는 대부분의 공정을 자체 시공보다는 하도급 방식으로 진행하게 됩니다.
철근콘크리트, 미장, 방수, 설비, 전기, 도장 등 각 전문 공정별로 분리 발주되는 구조이며, 현장대리인은 이러한 하도급 계약을 체결하고, 계약서류를 정리하여 감리단과 발주처에 보고해야 합니다.
하도급 계약은 단순히 대금을 지급하는 거래 이상의 의미를 가지며, 시공 품질 확보, 공정 간섭 최소화, 책임 소재 명확화, 법적 분쟁 예방 등 다양한 기능을 포함합니다.
실무에서는 계약서가 없이 현장에서 구두로 공사 지시가 이루어지는 경우도 있으나, 이럴 경우 공사 진행 중 하자 발생, 대금 체불, 감리 불승인 등의 문제가 발생할 수 있으며, 시공사로서 책임 회피가 매우 어려워집니다.

하도급 계약은 공사 시작 전에 반드시 서면 계약을 통해 체결되어야 하며, 계약 내용에는 공종명, 공사 범위, 계약금액, 단가, 지급 조건, 공정 일정, 하자보수책임, 안전관리 책임 등이 구체적으로 명시되어야 합니다.
감리단이나 발주처는 주요 하도급 계약 체결 사실을 요구하며, 하도급계약서 사본, 협정서, 안전관리 협약서, 작업지시서, 품질시험계획서 등의 보조 서류 제출을 요청하는 경우가 많습니다.

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2. 하도급 관련 서류는 체계적으로 분류되고 관리되어야 합니다

하도급 관련 문서는 공정별로 다수 발생하며, 단일 계약서만으로는 공사 이력 관리가 어렵기 때문에 기초 계약서 외에도 다양한 보조 문서들이 함께 사용됩니다.
실무에서는 다음과 같은 항목별로 문서를 구분하고, 계약 전-계약 중-계약 후 단계에 따라 분류하여 보관하는 것이 바람직합니다.

• 하도급계약서: 공사 범위, 단가, 일정, 책임 조건 명시. 양 당사자 서명 날인 필수.
• 하도급 협정서: 하도급법(하도급거래 공정화법)에 따른 추가 계약 사항 명시. 원사업자 의무 기재 포함.
• 작업지시서: 실질적인 공사 착수 및 변경 지시 내역 기록. 지시일, 작업범위, 발주자 명기.
• 안전관리 협약서: 하도급 업체와의 협력 안전관리 약정. 책임 소재 및 위반 시 조치 포함.
• 하도급 대금 지급 내역서: 기성 내역, 지급일자, 원천세, 4대 보험 공제 등 포함.
• 입퇴장 기록표: 현장 출입 인원 및 장비 확인용. 노동청 점검 시 제출 자료로 활용됨.

이 외에도 공사변경계약서, 지체상금 협의서, 현장작업계획서, 현장협의기록서 등도 실무에서 빈번히 사용되며, 감리단 요청 시 사본 제출 또는 비치가 요구됩니다.
문서는 공정별로 파일을 구분하고, 계약일자 기준으로 정렬하여 보관하는 것이 좋습니다.

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3. 작성 시 유의해야 할 서류별 포인트

하도급 계약 관련 서류는 현장에서는 반복적으로 작성되지만, 그만큼 자주 실수하거나 누락되기 쉬운 문서이기도 합니다.
특히 공정이 많고 기간이 짧은 중소규모 현장에서는 서류 검토보다는 실공정 운영에 치중하게 되면서, 내용이 미흡하거나 책임 소재가 불분명한 문서가 빈번하게 제출됩니다.
감리단 또는 발주처는 단순히 문서의 제출 여부를 확인하는 것이 아니라, 작성 형식, 책임 명시, 계약 범위, 공정 이행과의 일치 여부 등 실질적인 내용을 꼼꼼히 확인합니다.
따라서 문서별로 어떤 항목을 중점적으로 작성하고 검토해야 하는지 알고 계시는 것이 중요합니다.

먼저, 하도급계약서는 공정별 작업 책임과 계약 조건을 명확히 하기 위한 기본 문서입니다. 가장 중요한 항목은 공사 범위와 제외 범위입니다. 예를 들어, 철근콘크리트 공사를 계약하는 경우에도 ‘철근 가공은 별도 공급’, ‘레미콘은 원도급사 제공’ 등의 조건이 정확하게 명시되어야 합니다.

공사기간, 단가, 대금 지급조건, 하자보수 기간, 지급 지연 시 이자 적용 여부 등도 구체적으로 기재되어야 하며, 특히 하자보수 책임에 대한 문구가 누락되면 향후 하자 발생 시 원도급사가 전부 책임지게 될 수 있습니다.
또한 계약서에는 양측 대표자의 직책, 서명, 인감 날인, 계약일자가 누락되지 않아야 하며, 간인 처리나 페이지 번호를 빠뜨리는 실수가 없도록 주의해야 합니다.

두 번째로, 하도급 협정서는 하도급법상 요구되는 항목들을 보완한 문서로, 계약서에 포함되지 않은 주요 조건들을 정리할 수 있는 부속 계약입니다.
예를 들어, 하도급업체가 타 공사에 동시에 투입되어 공정 지연 우려가 있다면, 일정 준수 협정 문구를 포함하거나, 원도급사의 승인 없는 하도 재하도급 금지를 명시할 수 있습니다.
이 문서에는 협정사항에 대한 분쟁 해결 절차(예: 민사조정 우선, 상호 협의 우선), 계약 해지 조건 등도 함께 포함할 수 있으며, 특히 감리단은 ‘하도급업체가 실제로 해당 공정을 책임지고 수행할 수 있는 능력을 갖추었는지’ 여부를 확인하기 위해 협정서의 내용까지 검토하는 경우가 많습니다.

작업지시서는 하도급계약서가 체결된 이후 실질적으로 공정을 시작하거나 변경할 때 작성하는 문서입니다. 구두로 지시되는 경우가 많지만, 공정 중간 변경이 발생하거나 기성 지급을 위한 기준을 세울 때는 정확한 문서 기록이 절대적으로 필요합니다.

작업지시서에는 공정명, 작업 위치, 구간, 작업 기간, 작업량, 장비·자재 투입 조건 등을 명확히 기록해야 하며, 변경지시인 경우에는 변경 전과 후 내용을 비교할 수 있도록 표기하는 것이 좋습니다.
예를 들어 “기초 콘크리트 작업 구간 B동을 2일 앞당겨 시공함”이라는 식의 단순 기록이 아닌, “2024.06.01 기준 기존 계획 대비 2일 앞당겨 5월 30일 작업 착수. 사유: 발주처 요청에 의한 공정 조정. 자재 납품 일정 변경 없음.”처럼 지시 배경과 영향을 함께 정리하면 감리단의 질의 가능성을 줄일 수 있습니다.

안전관리 협약서는 하도급업체가 현장에 투입되기 전 반드시 체결해야 하는 문서입니다. 이 문서는 감리단이 현장 확인 시 ‘협력업체의 안전관리체계 구축 여부’를 확인하는 1차 자료로 활용되며, 내용이 간단하더라도 실제 서명과 도장이 포함되어 있어야 법적 효력이 인정됩니다.
작성 시에는 안전교육 의무, 보호구 지급, 작업 중 안전점검 협조, 사고 발생 시 즉시 보고 및 응급조치 의무 등을 포함시켜야 하며, 위반 시 조치 규정까지 함께 포함하는 것이 바람직합니다.
중소규모 현장에서 종종 누락되는 항목 중 하나는 ‘협약 대상 공정의 범위’와 ‘위험공정 사전고지’입니다. 예를 들어 고소작업이 포함된 도장 공정이나 전기공사는 별도로 작업환경에 대한 설명과 안전설비 조건을 명시해 두면 사고 예방에도 실질적인 효과가 있습니다.

 

마지막으로 하도급 대금 지급 관련 서류는 기성 청구, 준공 정산 시 필수적으로 제출되어야 하는 문서이며, 하도급업체와의 분쟁 방지에 있어 가장 기본적인 자료입니다. 지급 내역서에는 지급일, 지급액, 공제 항목(예: 4대 보험, 원천세), 실지급액, 지급 담당자 등이 명확히 기재되어야 하며, 현장 내부 기성 산정표와 일치하도록 관리되어야 합니다.
중소현장에서는 ‘계약금/중도금/잔금’ 구조 없이 한 번에 지급되는 사례도 많지만, 그렇더라도 지급 시 기성 비율, 지급 근거, 지급 시점의 검측 일자 등을 정확히 명시해두는 것이 향후 하도급업체와의 갈등을 방지하는 핵심 포인트입니다.
감리단이나 발주처가 해당 문서를 확인하게 되는 경우는 드물지만, 분쟁 시 감리단 진술이나 회의록 제출의 기준 문서로 활용될 수 있기 때문에, 서류의 기본 항목을 빠짐없이 채우는 것이 매우 중요합니다.

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4. 하도급 관련 분쟁을 예방하는 실무 전략

중소규모 현장에서 하도급 계약 관련 분쟁은 매우 자주 발생합니다. 특히 다음과 같은 사례가 대표적입니다.

• 계약서 없이 작업을 지시한 후, 공사비 증액 문제로 갈등 발생
• 기성 인정 시 누락된 작업에 대해 하도급업체가 별도 청구
• 시공 품질 문제로 하자가 발생했으나, 하자보수 책임 주체 불명확
• 원도급사와 하도급 간 작업 지시 내용 불일치로 감리단 승인 지연
• 안전사고 발생 후 책임 소재가 불분명하여 벌점 또는 과태료 발생

이러한 사태를 예방하기 위해서는 서면 계약 우선 원칙, 작업지시 기록화, 사진자료·협의내용 보관, 하도급업체 교육과 점검 이력 유지, 감리단과의 정기적인 계약 이행 점검이 중요합니다.
또한 발주처가 하도급지킴이, 청렴계약 시스템, 건설사업관리 시스템 등을 운영 중이라면 해당 시스템을 통한 계약 등록 및 검토 승인을 반드시 받아야 하며, 시스템에 등록되지 않은 하도급은 승인받지 못하는 경우가 대부분입니다.

현장대리인 또는 시공사는 하도급 업체가 제출해야 할 문서를 미리 목록화하고, 공정 착수 전에 모든 서류를 수합한 후 착공하도록 유도해야 합니다.
공정이 짧더라도 계약서, 작업지시서, 안전협약서는 최소한으로 갖추어야 하며, 향후 준공자료 제출 시 이들 서류가 반드시 요구된다는 점을 인지하고 미리 준비하는 것이 실무자의 책임입니다.